Когда подотчетные суммы превращаются в облагаемый НДФЛ доход: разъяснения экспертов
Рекомендуемое
Вопрос о моменте возникновения налогооблагаемого дохода у подотчетного лица является одним из наиболее актуальных в налоговой практике. Эксперты подготовили разъяснения, в какой момент не возвращенные или не подтвержденные документально средства, выданные работнику под отчет, признаются его доходом, облагаемым НДФЛ.
Ключевые правила признания дохода
По общему правилу, денежные средства, выданные работнику под отчет, не переходят в его собственность и не признаются его доходом, так как они подлежат возврату (ст. 1102 ГК РФ; ст. 41 НК РФ).
Облагаемый НДФЛ доход в размере полученных под отчет средств возникает у подотчетного лица только в момент, когда оно освобождается от обязанности вернуть неиспользованные средства работодателю. Это происходит на наиболее раннюю из следующих дат:
-
День, когда работодатель утрачивает право взыскать с работника полученные средства. Как правило, это дата истечения срока исковой давности.
-
День, когда работодатель простил долг работника по возврату подотчетных средств.
Особый риск: пропуск срока сдачи авансового отчета
Особого внимания заслуживает ситуация, когда работник не представил авансовый отчет в установленный срок. В этом случае, по мнению специалистов, возникает риск включения средств в облагаемый НДФЛ доход работника уже на дату, следующую за датой истечения срока, на который были выданы подотчетные средства. Эта позиция основана на п. 6.3 Указания Банка России № 3210-У и письме ФНС № ЗГ-2-2/1090@.
Таким образом, непредставление отчета в срок может быть расценено налоговыми органами как получение работником экономической выгоды (дохода) уже после окончания этого срока, а не только после истечения срока исковой давности.
Экспертная оценка ЮК «Давыдовы и Партнеры»
Позиция, изложенная в разъяснениях, базируется на фундаментальном принципе: подотчетные суммы — это не доход работника, а его задолженность перед компанией, которую он обязан погасить. Однако, как только эта обязанность прекращается (по любой причине), образовавшаяся экономическая выгода автоматически признается налогооблагаемым доходом.
«Ключевой момент — это дата, с которой работник перестает быть должен. Истечение срока исковой давности или прямое прощение долга — наиболее очевидные ситуации. Но существует и "серая зона" — пропуск срока для сдачи авансового отчета. Минфин и ФНС последовательно придерживаются позиции, что это также может являться основанием для доначисления НДФЛ, и судебная практика зачастую встает на сторону контролирующих органов. Это создает для компаний дополнительные риски и требует строгого соблюдения регламентов по выдаче и отчетности по подотчетным суммам», — комментируют эксперты.
Следует отметить, что существует и альтернативная позиция, согласно которой пропуск срока отчета сам по себе не создает дохода, а лишь подтверждает наличие задолженности. Однако на практике налоговые органы и суды часто придерживаются более строгого подхода, признавая такие суммы доходом работника.
Практические рекомендации
Для работодателей и бухгалтеров:
- Четко фиксируйте в локальных актах сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и сроки сдачи авансовых отчетов.
- Строго контролируйте соблюдение этих сроков. При их нарушении своевременно принимайте меры: требуйте возврат средств или удерживайте их из зарплаты в установленном порядке.
- В случае, если работник не отчитался в срок, не оставляйте ситуацию без внимания. Оформляйте акты о нарушении сроков, направляйте уведомления и требуйте погашения задолженности.
- Если вы решили простить долг работнику, официально оформите это решение, чтобы четко зафиксировать дату возникновения облагаемого дохода.
Для подотчетных лиц (работников):
- Строго соблюдайте установленные сроки сдачи авансовых отчетов и возврата неизрасходованных средств.
- Внимательно собирайте и храните все подтверждающие документы (чеки, квитанции, договоры).
- При возникновении любых проблем с отчетностью незамедлительно уведомляйте об этом работодателя и согласовывайте дальнейшие действия.
