Кадровый учет
Оглавление
1 Что такое кадровый учёт: понятие, правовая природа и цели
2 Правовая база
3 Ключевые задачи кадрового учёта
4 Виды кадрового учёта
5 Обязательные кадровые документы
6 Пример
1 Что такое кадровый учёт: понятие, правовая природа и цели
Кадровый учёт — это системный процесс сбора, хранения и обработки информации о сотрудниках организации. С правовой точки зрения он является частью кадрового делопроизводства и направлен на документальное оформление трудовых отношений, соблюдение требований трудового законодательства, а также фиксацию всех значимых событий: приёма, перевода, увольнения, отпусков, командировок, начисления заработной платы. Надлежащий кадровый учёт позволяет работодателю минимизировать риски при проверках государственных органов (трудовой инспекции, Социального фонда России, налоговой службы) и в трудовых спорах.
2 Правовая база
Основным нормативным актом является Трудовой кодекс РФ. Ключевые статьи:
Статья 57 ТК РФ — обязанность указывать в трудовом договоре штатное расписание, должность, условия труда.
Статья 88 ТК РФ — требования к обработке персональных данных работников.
Статья 123 ТК РФ — обязательное наличие графика отпусков.
Статья 189 ТК РФ — правила внутреннего трудового распорядка.
Статья 212 ТК РФ — документы по охране труда (инструктажи, журналы).
Дополнительно применяются постановления Минтруда (например, № 69 о порядке ведения трудовых книжек) и законодательство о персональных данных (152-ФЗ).
3 Ключевые задачи кадрового учёта
- Регистрация сотрудников (личные и профессиональные данные, паспортные сведения, образование).
- Учёт карьерного развития (должности, переводы, увольнения, продвижения).
- Учёт рабочего времени (часы, отпуска, больничные, прогулы).
- Расчёт зарплаты и вознаграждений, налогов и взносов.
- Документооборот (трудовые договоры, заявления, приказы, трудовые книжки).
- Учёт обучения, аттестации, производительности.
- Соблюдение трудового законодательства и защита прав работников.
4 Виды кадрового учёта
В зависимости от учтённых данных выделяют следующие виды:
1. Основной (базовый) учёт — ФИО, дата рождения, паспортные данные, образование, трудовая история.
2. Учёт рабочего времени — фиксация начала и окончания работы, перерывов, отпусков, больничных.
3. Учёт зарплаты и компенсаций — базовая оплата, бонусы, надбавки, удержания, налоги.
4. Учёт обучения и развития — тренинги, курсы, сертификация.
5. Учёт бонусов и поощрений — данные о выплатах за достижения.
6. Учёт отпусков и больничных листов — регистрация дней отсутствия.
7. Учёт кадровых перемещений — изменения должностей, структурные переводы.
8. Учёт личных данных и конфиденциальной информации — сведения о здоровье, безопасности.
9. Учёт оценок и производительности — аттестации, результаты оценки эффективности.
10. Учёт кадрового резерва — потенциальные кандидаты на ключевые позиции.
Организация вправе уточнять перечень видов исходя из своей специфики.
5 Обязательные кадровые документы
На каждом предприятии должны быть следующие документы (в соответствии с ТК РФ):
1. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ) — порядок приёма и увольнения, санкции, обязанности сторон.
2. График отпусков (ст. 123 ТК РФ) — сроки предоставления оплачиваемых отпусков.
3. Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ) — перечень должностей, структура компании.
4. Журнал инструктажа по охране труда (ст. 212 ТК РФ) — отметки о прохождении инструктажа, подписи сотрудников.
5. Инструкция по охране труда (ст. 212 ТК РФ) — правила поведения на производстве.
6. Табель учёта рабочего времени — основание для расчёта зарплаты.
7. Положение о персональных данных (ст. 88 ТК РФ) — виды собираемых данных, цели и порядок передачи.
8. Положение об оплате труда (Постановление Минтруда № 69) — порядок начисления зарплаты, премий, оплаты выходных и сверхурочных.
9. Книга учёта движения трудовых книжек — фиксация приёма и выдачи трудовых книжек.
10. Журнал учёта бланков трудовых книжек — учёт поступления и расходования чистых бланков.
Данный перечень является минимальным. Рекомендуется также иметь должностные инструкции для каждого рабочего места (хотя они прямо не обязательны, но помогают разрешать споры и доказывать правоту в чрезвычайных ситуациях).
6 Пример
Ситуация: В ООО «ТехноСервис» принят на работу новый сотрудник. Кадровый специалист должен оформить приём в соответствии с законодательством.
Действия в рамках кадрового учёта: Сотрудник пишет заявление о приёме на работу. С ним заключается трудовой договор, в котором указывается должность по штатному расписанию, условия труда, режим работы. Издаётся приказ о приёме на работу (форма Т-1). Вносится запись в трудовую книжку (если есть) и в книгу учёта движения трудовых книжек. Заводится личная карточка сотрудника. Сотрудник знакомится под подпись с правилами внутреннего распорядка, положением об оплате труда, инструкцией по охране труда, проходит инструктаж (отметка в журнале). Табель учёта рабочего времени фиксирует начало работы. Все документы хранятся в соответствии с требованиями о персональных данных. Таким образом обеспечивается законность трудовых отношений и готовность к проверке.
1 Что такое кадровый учёт: понятие, правовая природа и цели
2 Правовая база
3 Ключевые задачи кадрового учёта
4 Виды кадрового учёта
5 Обязательные кадровые документы
6 Пример
1 Что такое кадровый учёт: понятие, правовая природа и цели
Кадровый учёт — это системный процесс сбора, хранения и обработки информации о сотрудниках организации. С правовой точки зрения он является частью кадрового делопроизводства и направлен на документальное оформление трудовых отношений, соблюдение требований трудового законодательства, а также фиксацию всех значимых событий: приёма, перевода, увольнения, отпусков, командировок, начисления заработной платы. Надлежащий кадровый учёт позволяет работодателю минимизировать риски при проверках государственных органов (трудовой инспекции, Социального фонда России, налоговой службы) и в трудовых спорах.
2 Правовая база
Основным нормативным актом является Трудовой кодекс РФ. Ключевые статьи:
Статья 57 ТК РФ — обязанность указывать в трудовом договоре штатное расписание, должность, условия труда.
Статья 88 ТК РФ — требования к обработке персональных данных работников.
Статья 123 ТК РФ — обязательное наличие графика отпусков.
Статья 189 ТК РФ — правила внутреннего трудового распорядка.
Статья 212 ТК РФ — документы по охране труда (инструктажи, журналы).
Дополнительно применяются постановления Минтруда (например, № 69 о порядке ведения трудовых книжек) и законодательство о персональных данных (152-ФЗ).
3 Ключевые задачи кадрового учёта
- Регистрация сотрудников (личные и профессиональные данные, паспортные сведения, образование).
- Учёт карьерного развития (должности, переводы, увольнения, продвижения).
- Учёт рабочего времени (часы, отпуска, больничные, прогулы).
- Расчёт зарплаты и вознаграждений, налогов и взносов.
- Документооборот (трудовые договоры, заявления, приказы, трудовые книжки).
- Учёт обучения, аттестации, производительности.
- Соблюдение трудового законодательства и защита прав работников.
4 Виды кадрового учёта
В зависимости от учтённых данных выделяют следующие виды:
1. Основной (базовый) учёт — ФИО, дата рождения, паспортные данные, образование, трудовая история.
2. Учёт рабочего времени — фиксация начала и окончания работы, перерывов, отпусков, больничных.
3. Учёт зарплаты и компенсаций — базовая оплата, бонусы, надбавки, удержания, налоги.
4. Учёт обучения и развития — тренинги, курсы, сертификация.
5. Учёт бонусов и поощрений — данные о выплатах за достижения.
6. Учёт отпусков и больничных листов — регистрация дней отсутствия.
7. Учёт кадровых перемещений — изменения должностей, структурные переводы.
8. Учёт личных данных и конфиденциальной информации — сведения о здоровье, безопасности.
9. Учёт оценок и производительности — аттестации, результаты оценки эффективности.
10. Учёт кадрового резерва — потенциальные кандидаты на ключевые позиции.
Организация вправе уточнять перечень видов исходя из своей специфики.
5 Обязательные кадровые документы
На каждом предприятии должны быть следующие документы (в соответствии с ТК РФ):
1. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ) — порядок приёма и увольнения, санкции, обязанности сторон.
2. График отпусков (ст. 123 ТК РФ) — сроки предоставления оплачиваемых отпусков.
3. Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ) — перечень должностей, структура компании.
4. Журнал инструктажа по охране труда (ст. 212 ТК РФ) — отметки о прохождении инструктажа, подписи сотрудников.
5. Инструкция по охране труда (ст. 212 ТК РФ) — правила поведения на производстве.
6. Табель учёта рабочего времени — основание для расчёта зарплаты.
7. Положение о персональных данных (ст. 88 ТК РФ) — виды собираемых данных, цели и порядок передачи.
8. Положение об оплате труда (Постановление Минтруда № 69) — порядок начисления зарплаты, премий, оплаты выходных и сверхурочных.
9. Книга учёта движения трудовых книжек — фиксация приёма и выдачи трудовых книжек.
10. Журнал учёта бланков трудовых книжек — учёт поступления и расходования чистых бланков.
Данный перечень является минимальным. Рекомендуется также иметь должностные инструкции для каждого рабочего места (хотя они прямо не обязательны, но помогают разрешать споры и доказывать правоту в чрезвычайных ситуациях).
6 Пример
Ситуация: В ООО «ТехноСервис» принят на работу новый сотрудник. Кадровый специалист должен оформить приём в соответствии с законодательством.
Действия в рамках кадрового учёта: Сотрудник пишет заявление о приёме на работу. С ним заключается трудовой договор, в котором указывается должность по штатному расписанию, условия труда, режим работы. Издаётся приказ о приёме на работу (форма Т-1). Вносится запись в трудовую книжку (если есть) и в книгу учёта движения трудовых книжек. Заводится личная карточка сотрудника. Сотрудник знакомится под подпись с правилами внутреннего распорядка, положением об оплате труда, инструкцией по охране труда, проходит инструктаж (отметка в журнале). Табель учёта рабочего времени фиксирует начало работы. Все документы хранятся в соответствии с требованиями о персональных данных. Таким образом обеспечивается законность трудовых отношений и готовность к проверке.
