Факсимиле
Оглавление
Факсимиле: понятие и правовая основа
Правовая база
Где можно использовать факсимиле
Где нельзя использовать факсимиле
Факсимиле в договоре
Использование факсимиле в первичных документах
Пример
Факсимиле: понятие и правовая основа
Факсимиле — это точное воспроизведение собственноручной подписи лица с помощью средств механического или иного копирования (клише, печать с подписью). В соответствии с пунктом 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ, факсимильная подпись относится к аналогам собственноручной подписи наряду с электронной подписью, кодами, паролями и иными средствами идентификации. Однако факсимиле отличается от электронной подписи тем, что визуально повторяет собственноручную роспись конкретного лица и представляет собой штамп. Использование факсимиле допускается только в случаях, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон сделки. При отсутствии таких оснований документ, подписанный факсимиле, может быть признан недействительным.
Правовая база
Гражданский кодекс РФ — пункт 2 статьи 160 (аналоги собственноручной подписи, допущение факсимиле).
Арбитражный процессуальный кодекс РФ — пункт 3 статьи 75 (документы, полученные посредством факсимильной связи, допускаются в качестве письменных доказательств при наличии договора или указания в законе).
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — регулирование электронной подписи, но не факсимиле.
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» — статья 9 (первичные учетные документы должны содержать собственноручные подписи).
Приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» — пункт 13 (о личной подписи).
Письмо Минфина России от 13.04.2015 № 03-03-06/20808 — прямой запрет на подписание первичных документов факсимиле.
Письмо МНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@ — запрет на использование факсимиле на доверенностях, платежных документах и документах, имеющих финансовые последствия.
Постановления арбитражных судов и определение Верховного Суда РФ о признании договоров, подписанных факсимиле без соглашения сторон, незаключенными.
Где можно использовать факсимиле
Использование факсимиле возможно в следующих случаях. Если закон или иной нормативный правовой акт прямо допускает такое использование. Например, пункт 3 статьи 75 АПК РФ позволяет принимать документы, подписанные факсимиле, в качестве письменных доказательств, если это предусмотрено договором или законом. Если стороны сделки заключили письменное соглашение о возможности использования факсимиле при подписании документов в рамках их правоотношений. Такое соглашение должно быть подписано собственноручными подписями сторон. Если условие о факсимиле включено в сам договор (например, указано, что стороны вправе обмениваться факсимильными копиями договоров, актов, счетов). При этом необходимо, чтобы в договоре было четко определено, на какие документы распространяется использование факсимиле. Также факсимиле может использоваться в сфере закупок по Федеральным законам № 44-ФЗ и № 223-ФЗ, если это предусмотрено положением о закупке и соглашением между заказчиком и участником (письмо Минэкономразвития от 02.09.2016 № Д28и-2252).
Где нельзя использовать факсимиле
Законодательство устанавливает прямой запрет на использование факсимиле на следующих документах. Счет-фактура — по разъяснениям ФНС и Минфина, вычет по счету-фактуре с факсимильной подписью получить нельзя. Первичные учетные документы (накладные, акты приема-передачи и т.п.) — подписание первичных документов факсимиле не допускается, так как статья 9 Закона о бухгалтерском учете и пункт 13 Положения по ведению бухгалтерского учета требуют именно личной подписи. Доверенность — факсимиле на доверенности не допускается (письмо МНС РФ от 01.04.2004). Документы, имеющие финансовые последствия (платежные документы, банковские поручения). Жалобы на акты налоговых органов ненормативного характера, а также действия (бездействие) должностных лиц — НК РФ не допускает использования факсимиле при обжаловании (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 25.10.2016 № Ф06-13814/2016). Также факсимиле не может использоваться должностными лицами налоговых органов в основной деятельности. В целом, на любых документах, где закон требует именно собственноручной подписи, использование факсимиле влечет юридическую ничтожность.
Факсимиле в договоре
Для того чтобы договор был подписан факсимиле, стороны должны прямо предусмотреть такую возможность либо в тексте самого договора, либо в отдельном соглашении, заключенном с соблюдением простой письменной формы (с собственноручными подписями). Если стороны договорились об использовании факсимиле, то документ, подписанный с помощью факсимильного клише, порождает права и обязанности. На это указывает судебная практика (например, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 10.08.2016 № Ф08-4428/2016). При отсутствии такого соглашения договор, подписанный факсимиле, признается незаключенным (Определение Верховного Суда РФ от 08.06.2015 № 309-КГ15-5466, Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 20.04.2016 № Ф04-1544/2016). Стороны также могут предусмотреть возможность обмена документами посредством факсимильной связи (по электронной почте) с воспроизведением факсимиле. В таком случае важно указать, что такие документы признаются юридически действительными.
Использование факсимиле в первичных документах
Прямого запрета на использование факсимиле в первичных учетных документах в законе № 402-ФЗ нет, однако из требований статьи 9 указанного закона и пункта 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности следует, что первичный документ должен содержать именно личные подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильность её оформления. Контролирующие органы (Минфин, ФНС) категорически против признания первичных документов с факсимиле для целей налогообложения (письмо Минфина от 13.04.2015 № 03-03-06/20808). Судебная практика также не признает такие документы надлежащими для подтверждения расходов (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 24.09.2015 № Ф06-493/2015). Поэтому на практике использование факсимиле в накладных, актах выполненных работ и иных первичных документах крайне рискованно и может привести к доначислению налогов, штрафам и отказу в вычетах.
Пример
ООО «Альфа» и ООО «Бета» заключили договор поставки. В договоре отсутствовало условие о возможности использования факсимиле. Генеральный директор ООО «Альфа» поставил на договоре факсимильную печать со своей подписью (факсимиле) и направил контрагенту. ООО «Бета» приняло договор, после чего возник спор о его действительности. При обращении в арбитражный суд ООО «Бета» заявило, что договор заключен, а ООО «Альфа» возражало, ссылаясь на подписание факсимиле без соглашения сторон. Суд, руководствуясь пунктом 2 статьи 160 ГК РФ и разъяснениями Верховного Суда, признал договор незаключенным, поскольку стороны не согласовали использование факсимиле и не подписали договор собственноручно. Если бы стороны включили в договор условие о том, что документы в рамках исполнения договора (включая сам договор) могут быть подписаны факсимиле, и обменялись экземплярами, подписанными собственноручно, результат был бы иным. В другом примере, при использовании факсимиле на накладной для подтверждения расходов, налоговый орган отказал в вычете, и суд поддержал налоговиков, указав на нарушение статьи 9 Закона о бухгалтерском учете.
Рекомендации: При использовании факсимиле необходимо заключать отдельное соглашение или включать условие в договор, где стороны прямо выражают согласие на применение факсимиле. В соглашении следует указать, на какие именно документы распространяется такое право (договоры, дополнительные соглашения, акты, счета). Не рекомендуется использовать факсимиле на доверенностях, первичных учетных документах, счетах-фактурах и платежных документах. При ведении бухгалтерского и налогового учета лучше использовать собственноручные подписи, чтобы избежать риска непризнания расходов. Если факсимиле используется для внутреннего документооборота, это допустимо по решению руководителя, но для внешних контрагентов и налоговых органов требуется личная подпись. При возникновении спора о действительности документа, подписанного факсимиле, суд будет проверять наличие соглашения сторон. При его отсутствии документ не создает правовых последствий.
Факсимиле: понятие и правовая основа
Правовая база
Где можно использовать факсимиле
Где нельзя использовать факсимиле
Факсимиле в договоре
Использование факсимиле в первичных документах
Пример
Факсимиле: понятие и правовая основа
Факсимиле — это точное воспроизведение собственноручной подписи лица с помощью средств механического или иного копирования (клише, печать с подписью). В соответствии с пунктом 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ, факсимильная подпись относится к аналогам собственноручной подписи наряду с электронной подписью, кодами, паролями и иными средствами идентификации. Однако факсимиле отличается от электронной подписи тем, что визуально повторяет собственноручную роспись конкретного лица и представляет собой штамп. Использование факсимиле допускается только в случаях, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон сделки. При отсутствии таких оснований документ, подписанный факсимиле, может быть признан недействительным.
Правовая база
Гражданский кодекс РФ — пункт 2 статьи 160 (аналоги собственноручной подписи, допущение факсимиле).
Арбитражный процессуальный кодекс РФ — пункт 3 статьи 75 (документы, полученные посредством факсимильной связи, допускаются в качестве письменных доказательств при наличии договора или указания в законе).
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — регулирование электронной подписи, но не факсимиле.
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» — статья 9 (первичные учетные документы должны содержать собственноручные подписи).
Приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» — пункт 13 (о личной подписи).
Письмо Минфина России от 13.04.2015 № 03-03-06/20808 — прямой запрет на подписание первичных документов факсимиле.
Письмо МНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@ — запрет на использование факсимиле на доверенностях, платежных документах и документах, имеющих финансовые последствия.
Постановления арбитражных судов и определение Верховного Суда РФ о признании договоров, подписанных факсимиле без соглашения сторон, незаключенными.
Где можно использовать факсимиле
Использование факсимиле возможно в следующих случаях. Если закон или иной нормативный правовой акт прямо допускает такое использование. Например, пункт 3 статьи 75 АПК РФ позволяет принимать документы, подписанные факсимиле, в качестве письменных доказательств, если это предусмотрено договором или законом. Если стороны сделки заключили письменное соглашение о возможности использования факсимиле при подписании документов в рамках их правоотношений. Такое соглашение должно быть подписано собственноручными подписями сторон. Если условие о факсимиле включено в сам договор (например, указано, что стороны вправе обмениваться факсимильными копиями договоров, актов, счетов). При этом необходимо, чтобы в договоре было четко определено, на какие документы распространяется использование факсимиле. Также факсимиле может использоваться в сфере закупок по Федеральным законам № 44-ФЗ и № 223-ФЗ, если это предусмотрено положением о закупке и соглашением между заказчиком и участником (письмо Минэкономразвития от 02.09.2016 № Д28и-2252).
Где нельзя использовать факсимиле
Законодательство устанавливает прямой запрет на использование факсимиле на следующих документах. Счет-фактура — по разъяснениям ФНС и Минфина, вычет по счету-фактуре с факсимильной подписью получить нельзя. Первичные учетные документы (накладные, акты приема-передачи и т.п.) — подписание первичных документов факсимиле не допускается, так как статья 9 Закона о бухгалтерском учете и пункт 13 Положения по ведению бухгалтерского учета требуют именно личной подписи. Доверенность — факсимиле на доверенности не допускается (письмо МНС РФ от 01.04.2004). Документы, имеющие финансовые последствия (платежные документы, банковские поручения). Жалобы на акты налоговых органов ненормативного характера, а также действия (бездействие) должностных лиц — НК РФ не допускает использования факсимиле при обжаловании (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 25.10.2016 № Ф06-13814/2016). Также факсимиле не может использоваться должностными лицами налоговых органов в основной деятельности. В целом, на любых документах, где закон требует именно собственноручной подписи, использование факсимиле влечет юридическую ничтожность.
Факсимиле в договоре
Для того чтобы договор был подписан факсимиле, стороны должны прямо предусмотреть такую возможность либо в тексте самого договора, либо в отдельном соглашении, заключенном с соблюдением простой письменной формы (с собственноручными подписями). Если стороны договорились об использовании факсимиле, то документ, подписанный с помощью факсимильного клише, порождает права и обязанности. На это указывает судебная практика (например, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 10.08.2016 № Ф08-4428/2016). При отсутствии такого соглашения договор, подписанный факсимиле, признается незаключенным (Определение Верховного Суда РФ от 08.06.2015 № 309-КГ15-5466, Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 20.04.2016 № Ф04-1544/2016). Стороны также могут предусмотреть возможность обмена документами посредством факсимильной связи (по электронной почте) с воспроизведением факсимиле. В таком случае важно указать, что такие документы признаются юридически действительными.
Использование факсимиле в первичных документах
Прямого запрета на использование факсимиле в первичных учетных документах в законе № 402-ФЗ нет, однако из требований статьи 9 указанного закона и пункта 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности следует, что первичный документ должен содержать именно личные подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильность её оформления. Контролирующие органы (Минфин, ФНС) категорически против признания первичных документов с факсимиле для целей налогообложения (письмо Минфина от 13.04.2015 № 03-03-06/20808). Судебная практика также не признает такие документы надлежащими для подтверждения расходов (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 24.09.2015 № Ф06-493/2015). Поэтому на практике использование факсимиле в накладных, актах выполненных работ и иных первичных документах крайне рискованно и может привести к доначислению налогов, штрафам и отказу в вычетах.
Пример
ООО «Альфа» и ООО «Бета» заключили договор поставки. В договоре отсутствовало условие о возможности использования факсимиле. Генеральный директор ООО «Альфа» поставил на договоре факсимильную печать со своей подписью (факсимиле) и направил контрагенту. ООО «Бета» приняло договор, после чего возник спор о его действительности. При обращении в арбитражный суд ООО «Бета» заявило, что договор заключен, а ООО «Альфа» возражало, ссылаясь на подписание факсимиле без соглашения сторон. Суд, руководствуясь пунктом 2 статьи 160 ГК РФ и разъяснениями Верховного Суда, признал договор незаключенным, поскольку стороны не согласовали использование факсимиле и не подписали договор собственноручно. Если бы стороны включили в договор условие о том, что документы в рамках исполнения договора (включая сам договор) могут быть подписаны факсимиле, и обменялись экземплярами, подписанными собственноручно, результат был бы иным. В другом примере, при использовании факсимиле на накладной для подтверждения расходов, налоговый орган отказал в вычете, и суд поддержал налоговиков, указав на нарушение статьи 9 Закона о бухгалтерском учете.
Рекомендации: При использовании факсимиле необходимо заключать отдельное соглашение или включать условие в договор, где стороны прямо выражают согласие на применение факсимиле. В соглашении следует указать, на какие именно документы распространяется такое право (договоры, дополнительные соглашения, акты, счета). Не рекомендуется использовать факсимиле на доверенностях, первичных учетных документах, счетах-фактурах и платежных документах. При ведении бухгалтерского и налогового учета лучше использовать собственноручные подписи, чтобы избежать риска непризнания расходов. Если факсимиле используется для внутреннего документооборота, это допустимо по решению руководителя, но для внешних контрагентов и налоговых органов требуется личная подпись. При возникновении спора о действительности документа, подписанного факсимиле, суд будет проверять наличие соглашения сторон. При его отсутствии документ не создает правовых последствий.
