Электронная трудовая книжка: ошибки работодателя при сдаче отчетов и как их исправить в 2026 году

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) существенно упростил кадровый документооборот, но одновременно породил новые сложности для работодателей. Ошибки в отчетах, направляемых в Социальный фонд России (СФР), стали массовым явлением. Неправильно указанная должность, неверная дата приказа, опечатка в фамилии сотрудника — любая неточность может обернуться для компании штрафом, а для работника — проблемами с подтверждением стажа. 

Что делать, если ошибка уже допущена? Можно ли ее исправить самостоятельно или придется ждать требования из фонда? В 2026 году процедура корректировки сведений четко регламентирована, но требует понимания, какую форму подавать и в какие сроки. В этой статье разберем самые частые ошибки работодателей при сдаче отчетности по ЭТК и дадим пошаговый алгоритм их исправления. 

Оглавление

1. Какие отчеты сдают работодатели по электронным трудовым книжкам

2. Типичные ошибки работодателей при заполнении отчетности

3. Кто должен исправлять ошибку: действующий или предыдущий работодатель

4. Общий порядок исправления ошибок в отчетах

5. Исправление ошибок в сведениях о трудовой деятельности (СЗВ-ТД и подраздел 1.1 ЕФС-1)

6. Исправление ошибок в сведениях о стаже (подраздел 1.2 ЕФС-1)

7. Что делать, если фонд прислал уведомление об ошибке

8. Ответственность работодателя за ошибки в отчетности

9. Особые случаи: исправление ошибок прошлых лет и ликвидированных организаций

10. Часто задаваемые вопросы (FAQ) 

1. Какие отчеты сдают работодатели по электронным трудовым книжкам 

С 2023 года произошло объединение Пенсионного фонда и Фонда социального страхования в Социальный фонд России (СФР). В связи с этим изменились и формы отчетности. Работодатели теперь сдают единую форму ЕФС-1, которая включает в себя несколько подразделов : 

- Подраздел 1.1 — сведения о трудовой (иной) деятельности (ранее это была отдельная форма СЗВ-ТД). Подается при приеме на работу, увольнении, переводе, переименовании организации, подаче заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки.

- Подраздел 1.2— сведения о страховом стаже (ранее форма СЗВ-СТАЖ). Подается ежегодно, а также при выходе на пенсию.

- Подраздел 1.3 — сведения о заработной плате и дополнительных страховых взносах. 

СЗВ-ТД как отдельная форма официально отменена, но термин продолжает использоваться в профессиональной среде для обозначения именно сведений о трудовой деятельности . При необходимости скорректировать данные за периоды до 2023 года сдается корректирующая форма СЗВ-ТД по старым правилам . 

2. Типичные ошибки работодателей при заполнении отчетности 

Анализ практики показывает, что ошибки в отчетах по ЭТК можно разделить на несколько категорий: 

Ошибки в персональных данных работника:

- Неправильно указаны фамилия, имя, отчество

- Ошибка в СНИЛС (неверное число, опечатка)

- Несовпадение данных с паспортными 

Ошибки в кадровых мероприятиях:

- Неверно указана дата приема или увольнения

- Ошибка в дате составления приказа (при том что дата события верна)

- Неправильный код выполняемой функции (ОКЗ)

- Неверный код причины увольнения 

Ошибки в реквизитах документов-оснований:

- Неправильный номер приказа

- Ошибочная дата документа 

Пропуск сроков сдачи отчетности:

- Несвоевременная подача сведений об увольнении (должна быть направлена не позднее следующего рабочего дня)

- Опоздание с ежегодной отчетностью по стажу 

Технические ошибки:

- Сбои при выгрузке XML-файла

- Неверное заполнение полей в программном обеспечении 

3. Кто должен исправлять ошибку: действующий или предыдущий работодатель 

Один из самых частых вопросов: кто отвечает за исправление ошибочных сведений, если работник уже уволился? Ответ зависит от того, когда обнаружена ошибка. 

Если ошибка обнаружена во время работы сотрудника в компании — все просто: текущий работодатель подает корректирующие сведения. 

Если работник уже уволился, но ошибку допустил бывший работодатель, исправлять ее должен именно он . Нормативно не предусмотрена возможность внесения исправлений за предыдущего работодателя новым работодателем . Работнику необходимо обратиться к бывшему работодателю с письменным заявлением о внесении исправлений в сведения о трудовой деятельности и их представлении в СФР . 

Если организация-работодатель ликвидирована (или ИП прекратил деятельность), исправить ошибку можно только через суд . Суд устанавливает факт наличия ошибки и обязывает СФР скорректировать данные на основании решения . 

4. Общий порядок исправления ошибок в отчетах 

Независимо от того, какая ошибка допущена, существует общий алгоритм действий работодателя: 

Шаг 1. Обнаружение ошибки. Ошибка может быть выявлена:

- Самостоятельно работодателем

- Работником, получившим выписку из ЭТК

- СФР в результате камеральной проверки 

Шаг 2. Определение вида ошибки. Нужно понять, касается ли ошибка сведений о трудовой деятельности или сведений о стаже, относится ли она к текущему периоду или к прошлым отчетным периодам. 

Шаг 3. Подготовка корректирующих (отменяющих) сведений. В зависимости от ситуации подается либо отменяющая форма (для полной отмены ошибочной записи), либо корректирующая (для внесения правильных данных) . 

Шаг 4. Направление отчета в СФР. Корректирующие сведения подаются по тем же каналам связи, что и обычная отчетность. 

Шаг 5. Получение подтверждения от фонда. Важно убедиться, что исправленные сведения приняты. 

Шаг 6. Информирование работника. Работодатель должен уведомить работника о внесении изменений в его электронную трудовую книжку. 

5. Исправление ошибок в сведениях о трудовой деятельности (СЗВ-ТД и подраздел 1.1 ЕФС-1) 

Порядок исправления сведений о трудовой деятельности зависит от того, когда была подана ошибочная информация. 

Для периодов с 2023 года (подраздел 1.1 ЕФС-1):

Согласно Приказу СФР от 17.11.2025 № 1462, если требуется скорректировать ранее представленные сведения о трудовой деятельности, необходимо :

1. Отменить ранее представленные сведения (подать сведения с признаком отмены)

2. В следующей строке заполнить скорректированные (исправленные) сведения 

Обе записи подаются в одном отчете, чтобы фонд понимал, что речь идет именно о корректировке, а не о новом мероприятии с нарушением срока . 

Для периодов до 2023 года (СЗВ-ТД):

Для исправления ошибок в СЗВ-ТД за периоды до 01.01.2023 сдается корректирующая форма СЗВ-ТД . При этом:

- Из первоначальной формы переносится только запись, подлежащая исправлению или отмене

- Проставляется признак отмены

- Указываются верные данные 

Если работодатель обнаружил, что не подал сведения о работнике вообще (например, забыл включить в отчет за 2022 год), сдается дополняющая форма с данными только о таком работнике . 

Особые случаи:

- Если ошибка допущена в дате составления приказа, но сама дата приема/увольнения верна, необходимо подать корректирующие сведения, указав правильные реквизиты приказа

- Если форма была подана на работника ошибочно (например, не на того человека), подается отменяющая форма 

6. Исправление ошибок в сведениях о стаже (подраздел 1.2 ЕФС-1) 

Для исправления ошибок в сведениях о стаже действуют отдельные правила: 

Типы корректирующих форм :

- Корректирующая — подается для исправления ошибок в сведениях о стаже, представленных с 2023 года

- Отменяющая — если сведения представлены на работника по ошибке (например, включили не того человека) 

Если работника ошибочно не включили в отчет:

Необходимо представить исходный подраздел 1.2 с данными только по этому работнику . СФР разъяснил этот порядок в Письме от 28.02.2024 № 19-20/8533. 

Для периодов до 2023 года (СЗВ-СТАЖ):

Для исправления ошибок в СЗВ-СТАЖ за прошлые периоды сдается форма **СЗВ-КОРР** . Это специальная форма для корректировки сведений о стаже за периоды до 2023 года. 

7. Что делать, если фонд прислал уведомление об ошибке 

СФР проверяет поступившие отчеты и направляет страхователю протокол с результатами проверки. Важно правильно интерпретировать коды ошибок : 

- Код 30 — отчет не принят по работнику, в сведениях о котором есть ошибки. Требуется подать корректировку.

- Код 20 — ошибки не критичны, отчет принят, корректировка не требуется .

- Код 50 — ошибки в заполнении (например, СНИЛС состоит из одних нулей) . 

При получении уведомления с кодом 30 необходимо:

1. Устранить ошибки в течение установленного срока (обычно 5 рабочих дней)

2. Подать корректирующие сведения

3. Убедиться, что повторная проверка пройдена успешно 

Важно: если фонд сообщил о несоответствии сведений (например, данные ПФР и ФСС о работнике расходятся), нужно оперативно сверить информацию и подать корректировки . 

8. Ответственность работодателя за ошибки в отчетности 

За непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности предусмотрена административная ответственность . 

Размеры штрафов:

- На должностных лиц — от 300 до 500 рублей за каждый факт нарушения

- На юридических лиц — также предусмотрены штрафы, но для должностных лиц они ниже 

Важно понимать, что:

- Штраф накладывается за каждый случай нарушения, а не за отчет в целом

- Если работодатель самостоятельно обнаружил ошибку и подал корректировку до того, как фонд выявил нарушение, штрафа можно избежать

- При получении уведомления от фонда об ошибке важно уложиться в сроки исправления 

9. Особые случаи: исправление ошибок прошлых лет и ликвидированных организаций

Если работодатель ликвидирован:

Как уже отмечалось, если организация-работодатель прекратила деятельность, исправить ошибку можно только через суд . Работнику необходимо:

1. Собрать документы, подтверждающие факт работы и наличие ошибки (трудовой договор, приказы, расчетные листки, показания свидетелей)

2. Обратиться в суд с иском об установлении факта трудовых отношений и обязании СФР скорректировать сведения

3. Получить решение суда и представить его в СФР для внесения изменений в индивидуальный лицевой счет 

Если ошибка обнаружена спустя много лет:

Закон не ограничивает какими-либо сроками право граждан на обращение к работодателю с заявлениями о внесении исправлений в трудовую книжку в случае, если работодатель произвел неправильную или неточную запись . Это означает, что работник может требовать исправления ошибки независимо от того, сколько лет прошло. 

Исправление ошибок в книге учета движения трудовых книжек:

Хотя это относится скорее к бумажному документообороту, на практике применяется порядок, аналогичный исправлению записей в трудовых книжках: ошибочная запись признается недействительной, ниже вносится правильная . 

10. Часто задаваемые вопросы (FAQ) 

Заключение 

Ошибки в отчетности по электронным трудовым книжкам — явление распространенное, но, к счастью, почти всегда исправимое. Главное — вовремя обнаружить неточность и правильно оформить корректирующие сведения. Для действующего работодателя процедура относительно проста: подается отменяющая и исправляющая запись в одном отчете. Для бывших работников, чей работодатель уже не функционирует, путь один — судебное решение. 

Работодателям важно помнить: самостоятельное выявление и исправление ошибки до того, как ее найдет фонд, освобождает от штрафа. Поэтому регулярная сверка данных и оперативное реагирование на заявления работников — залог спокойствия и финансовой безопасности компании. 

Юристы компании «Давыдов и партнеры» помогут вам:

•   Разобраться в сложных случаях корректировки отчетности по ЭТК

•   Подготовить документы для суда, если ошибку допустил ликвидированный работодатель

•   Оспорить необоснованные штрафы СФР

•   Провести аудит кадрового учета и отчетности для выявления потенциальных ошибок 

Не позволяйте ошибкам в электронных трудовых книжках создавать проблемы вам и вашим сотрудникам. Исправляйте их правильно и своевременно.